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Facebookで仕事がはかどる?!〜グループ機能を使って情報を共有する〜

職場のパソコンでFacebookを見ていると、サボっているように思われる……という方に必見(?)の、仕事にFacebookを使うという小ネタです。

Facebookには、「グループ」という便利な機能があります。

これを使えば、「複数の人が関わって1つのプロジェクトを完成させる」といったような時に、メンバー同士の情報共有を効率化することができます。

例えば、
「有志のメンバーで文集をつくる」とか。
「1年後にイベントを開きたい」とか。
「共同で作品をつくる」とかいった場合に効果を発揮します。
グループ内でのやりとりは、通常のウォールと同じ。
グループのメンバーの投稿にコメントもつけられ、投稿では画像や動画のほか、PDF、Word、Excelなどのファイルもアップできます。

実はこれがものすごく便利。

パソコン版であれば、プレビュー機能があるので、ファイルデータをダウンロードしなくてもブラウザ上で見られるのです。

では、実際にグループをつくってみましょう。

作業はたったの2つです。

 

【1】「グループを作成」をクリック

ウォールの左下にあるグループ欄の「グループを作成…」をクリックします。

グループ機能を使うには、まずウォール左下にある「グループを作成」をクリック。

グループ機能を使うには、まずウォール左下にある「グループを作成」をクリック。

 

【2】グループ名、参加メンバー、公開設定を決めます

グループ名、参加メンバー、公開設定を決めます。

グループ名、参加メンバー、公開設定を決めます。

グループ名は、グループの目的や用途に合わせてつけます。

メンバーの空欄に名前を入れると、グループを作成する人の友達が自動的に表示されます。この段階では、友達でない人はグループに選べませんが、別のメンバーが招待することで直接友達でなくても、グループに入ってもらうことが可能です。

グループ内のやりとりは、「公開」「非公開」「秘密」の3段階から選べるので、広く一般の人にも参加してもらいたいグループであれば「公開」に。グループ名やメンバーはオープンにしてもよいけれど、やりとりは伏せておきたい場合は「非公開」に。グループの目的がシークレットで、Xデーに向けてこっそりプロジェクトを進めたいような場合は「秘密」に設定すればよいでしょう。

 

これでグループができました。

例えば、石川鷹彦さんのコンプリートブック「石川鷹彦WORKS Ⅱ」の制作にあたっているメンバーで構成されたグループがあるのですが、その表示はこんな感じになっています。

石川鷹彦WORKS Ⅱの製作委員会として利用しているグループの場合。 通常の投稿の他、議事録などのファイルもアップしている。 また、ウォールのトップに固定表示できる機能を使い、最新の企画書をメンバーが常に閲覧できるようにしている。

石川鷹彦WORKS Ⅱの製作委員会として利用しているグループの場合。
通常の投稿の他、議事録などのファイルもアップしている。
また、ウォールのトップに固定表示できる機能を使い、最新の企画書をメンバーが常に閲覧できるようにしている。

実は、このFacebookのグループ機能の使い方は、テクニカルライターの上田修子さんから教えて頂きました。

複数の人がプロジェクトに参加する場合、情報のやりとりは「メールにCc.を入れて……」ということが多いと思います。

ところが、Cc.の有無によってメンバー内に情報の誤差が生まれたり、どの内容について話し合われているのか分からず、過去のメールをたどらなくてはならなかったり、案外煩雑な場合が多いのです。

Facebookでは、投稿にコメントをつけるという形式になるため、やりとりが内容ごとにまとまり、時間も表示されます。

これは、リアルタイムで見れなかった人が、あとから情報に追いつく場合にも便利だとおもいます。

上田さんは『はじめて仕事で活用する ビジネスフェイスブック』(中経出版)という本も執筆されています。他にも便利な使い方が掲載されていて、興味のあるかたにぜひオススメします。

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